第一章 总则

第一条 为规范单位的档案管理工作，结合本单位实际，特制定本管理办法。

第二条 档案管理工作的主管部门为行政办公室。

第三条 本制度适用于单位各种文件、合同、记录、档案资料（包括技术档案资料）的管理。

第二章 档案文件收集

第四条 凡是单位在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、各种合同、记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体内容包括：

（一）上级相关主管机关或行政机关颁发的要求单位执行的文件；（主要收集部门：行政办公室）

（二）上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；（主要收集部门：行政办公室）

（三）单位经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。（主要收集部门：行政办公室）

（四）会议文件，包括本单位重要会议形成的文件、纪要、决定等；（主要收集部门：行政办公室）

（五）单位制订的计划、统计、预算、决算及工作总结；（主要收集部门：财务部；协助部门：行政办公室）

（六）单位的请示与相关主管部门或行政机关批复的文件（主要收集部门：行政办公室）

（七）单位各部门在工作中形成的工作计划、总结、报告；（主要收集部门：行政办公室）

（八）单位的统计报表、统计分析材料（包括计算机电子盘片等）、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；（主要收集部门：财务部，由财务部单独建立档案并保管）

（九）单位内部组织机构在工作中形成的重要文件材料；（主要收集部门：行政办公室）

（十）单位领导在公务活动中形成的重要信件、电话记录；以及公司对外交流的文件、协议、报告等；（主要收集部门：行政办公室）

（十一）研究院项目申请材料或科技文件材料；（主要收集部门：项目部）

（十二）研究院成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织机构、人员编制等文件材料；（主要收集部门：行政办公室）

（十三）研究院的历史变革、大事记、年鉴、反映单位重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；（主要收集部门：行政办公室）

（十四）单位制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部门：行政办公室）

（十五）单位出聘任、解聘干部、职工、调配、培训、专业技术职务评定、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资等工作及干部奖惩等文件材料；（主要收集部门：行政办公室）

（十六）单位员工档案转移的介绍信及存根；（主要收集部门：行政办公室）

（十七）单位财产、物资、档案等的交接凭证、清册；（主要收集部门：财务部）

（十八）单位重大活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等；（主要收集部门：行政办公室）

（十九）单位登记证、税务登记证等重要文件（主要收集部门：行政办公室）

第三章 档案分类

第五条 档案分类应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映单位的主要情况，以便于保管和利用。

第六条 档案质量要求如下：

（一）档案封面应逐项打字或用碳素钢笔、中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。

（二）档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。

（三）档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。

（四）档案盒表面为《档案目录》，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟定标题。

（五）档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。

第七条 档案立档要求如下：

（一）档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。

（二）跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷。

（三）档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。

第八条 档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。（如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等）。

第九条 档案编号的要求如下：

（一）档案分类各级名称经确定后，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

（二）档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

（三）公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，各部门要积极配合公司档案管理工作。

第四章 归档及保存年限

第十条 归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间系统的排列。

第十一条 归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为1年，5年，10年。

第十二条 永久保存包含以下文件种类：

（一）研究院章程、合同

（二）理事会记录

（三）财务报表

（四）政府机关核准文件

（五）不动产所有权及其他债权凭证

（六）单位规章制度

（七）其他经核定须永久保存的文书

第十三条 10年保存包含以下文件种类：

（一）预算、决算书类

（二）会计凭证

（三）重要的合约凭证

（四）其他经核定须保存10年的文书

第十四条 1年至5年保存包含以下文件种类：

（一）期满或解除之合约

（二）其他经核定保存5年的文书

第十五条 1年以下暂时保存的文件一般为结案后无长期保存必要的文件与信息。

第十六条 单位可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。

第十七条 归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整，每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，均不得分开。

第十八条 按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。全部档案组成后，要对档案做统一排列并编写档号。

第五章 档案日常管理

第一节 借阅管理

第十九条 借阅管理手续如下：

（一）各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部门负责人出示书面借阅条向档案员借阅，经办人必须在公司借阅登记表上签字。

（二）档案员接到《档案借阅申请表》，经核查后，取出该项档案，并在《档案借阅登记表》上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。

（三）档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。

第二十条 借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。

第二十一条 借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人书面请示，经行政办公室主任批准。

第二十二条 借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。

第二节 档案销毁

第二十三条 每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的《档案销毁审批表》，报公司负责人审核批准，并指定其监销人后方可进行销毁。《档案销毁审批表》需注明：销毁档案目录、公司负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。

第二十四条 销前，按照清册清点；销后，在清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。《档案销毁清册》需永久保管。

第二十五条 保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列三种：未结清的债权债务；未了事项；经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。

第三节 档案移交

第二十六条 需要进行移交的档案，需由档案员编制《档案移交（接收）登记表》，报单位负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。《档案移交（接收）登记表》需注明：移交档案目录、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。

第二十七条 移交前，按照清册清点；移交后，在清册上签字，《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。

第四节 档案保密

第二十八条 档案工作人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。

第二十九条 不得传播、议论有关机密问题。

第三十条 档案资料不准带到公共场所。

第六章 附则

第三十一条 本制度与现行法律、法规发生冲突的条款，按现行法律、法规执行。

第三十二条 本制度未尽事宜，参照蒙药公司相关规定和后续补充规定执行。

第三十三条 本制度自即日起生效。